Dalam sebuah sidang sengketa informasi, cara PPID UGM merespons permohonan dan keberatan pemohon dipertanyakan: mulai dari format surat, tanggung jawab pejabat penandatangan, hingga ketidaksesuaian antara isi surat dengan kenyataan penguasaan dokumen akademik.
Kasus ini menjadi penting bukan hanya karena menyangkut dokumen akademik seorang tokoh publik, tetapi juga karena menyangkut standar layanan informasi sebuah institusi pendidikan tinggi besar dan sekaligus badan publik.
Kasus ini menjadi penting bukan hanya karena menyangkut dokumen akademik seorang tokoh publik, tetapi juga karena menyangkut standar layanan informasi sebuah institusi pendidikan tinggi besar dan sekaligus badan publik.
Sorotan Utama: Surat Resmi Tanpa Kop, Tanpa Tanda Tangan
Permasalahan bermula dari respons awal PPID UGM atas permohonan informasi.
Pemohon menunjukkan bahwa surat balasan UGM:
Pemohon mempertanyakan keabsahan surat tersebut:
Di sisi lain, perwakilan UGM menyampaikan bahwa PPID berada di bawah kewenangan rektor dan memiliki dasar SK.
- Tidak mencantumkan kop lembaga,
- Tidak ditandatangani pejabat berwenang,
- Tidak menunjukkan identitas pejabat penanggung jawab,
- Dikirim melalui email tetapi tidak memuat unsur resmi administrasi surat menyurat lembaga negara.
Pemohon mempertanyakan keabsahan surat tersebut:
Kalau kita mau bilang ini sah dari UGM, mana buktinya? Tidak ada tanda tangan, tidak ada kop surat UGM. Bagaimana memastikan ini surat resmi?
Di sisi lain, perwakilan UGM menyampaikan bahwa PPID berada di bawah kewenangan rektor dan memiliki dasar SK.
Namun, tetap tidak dapat menjawab mengapa surat resmi lembaga justru tidak menggunakan format formal yang selama ini menjadi standar administrasi publik.
Ironisnya, ketika menjawab keberatan, UGM justru mampu mengeluarkan surat berkop resmi dan bertanda tangan.
Ironisnya, ketika menjawab keberatan, UGM justru mampu mengeluarkan surat berkop resmi dan bertanda tangan.
Hal ini semakin menguatkan argumen pemohon bahwa standar administrasi seharusnya konsisten sejak awal.
Keberatan Pemohon: Diterima dan Ditanggapi Lambat
Pemohon mengajukan keberatan pada 21 Agustus 2025, dan menurut pernyataan UGM keberatan tersebut:
- Telah diregister pada tanggal yang sama,
- Namun baru direspon pada 11 September 2025.
Pemohon menganggap ini sebagai bentuk keterlambatan, sekaligus menunjukkan adanya inkonsistensi pelayanan informasi di tubuh UGM.
Dokumen Akademik: Ada, Tidak Ada, atau Tidak Dalam Penguasaan?
Fokus sengketa memasuki isu paling sensitif: keberadaan dokumen akademik seperti ijazah, transkrip nilai, KRS, KHS, laporan KKN, skripsi, hingga dokumen yudisium.
UGM dalam surat resminya menyatakan berulang kali bahwa dokumen-dokumen tersebut:
Namun ketika dikonfirmasi lebih jauh di persidangan, muncul berbagai klarifikasi baru:
Fokus sengketa memasuki isu paling sensitif: keberadaan dokumen akademik seperti ijazah, transkrip nilai, KRS, KHS, laporan KKN, skripsi, hingga dokumen yudisium.
UGM dalam surat resminya menyatakan berulang kali bahwa dokumen-dokumen tersebut:
Tidak dalam penguasaan. Saat ini dalam penguasaan Polda Metro Jaya.
Namun ketika dikonfirmasi lebih jauh di persidangan, muncul berbagai klarifikasi baru:
1. Ijazah & Transkrip Nilai
- UGM menyatakan salinan asli diserahkan ke Polda Metro Jaya.
- Namun scan digital masih dimiliki oleh UGM.
- Komisioner kemudian menegaskan bahwa istilah “tidak dalam penguasaan” menjadi tidak tepat jika UGM masih menyimpan versi digital.
2. KRS (Kartu Rencana Studi)
UGM menyatakan tidak memiliki salinannya.
Alasannya:
- Pada era 1980-an, KRS ditulis dan disimpan mahasiswa serta pembimbing.
- Fakultas telah melakukan pencarian intensif namun tidak menemukannya.
3. KHS (Kartu Hasil Studi)
UGM memastikan ada.
4. Laporan KKN
- Versi fisik laporan tidak ada.
- Namun nilai dan laporan pembimbing tersedia.
5. Tugas Akhir / Skripsi
UGM menyatakan dokumen tersebut ada, namun diserahkan ke Polda Metro.
Sekali lagi, istilah “tidak dalam penguasaan” kembali dipertanyakan.
6. Dokumen Yudisium
- Tidak berbentuk SK seperti sistem saat ini,
- Namun berupa daftar nilai yudisium,
- Dan UGM memastikan dokumen ini tersedia.
Pada akhirnya, UGM mengakui bahwa semua dokumen yang dipermasalahkan (kecuali KRS dan beberapa dokumen era lama) sebenarnya ada dan dapat dihadirkan di sidang tertutup berikutnya.
Masalah Lama: Tidak Ada SOP Akademik 1980-an
Saat diminta SOP administratif terkait studi mahasiswa di tahun 1980–1985, UGM menyebut:
- Tidak terdapat SOP formal,
- Yang ada hanya buku pedoman akademik,
- Pedoman tersebut hanya mencakup kurikulum dan aturan DO,
- Tidak ada aturan rinci mengenai sidang, KKN, skripsi, pendaftaran wisuda, maupun proses verifikasi ijazah.
Kesimpulannya, banyak celah administrasi yang memang tidak terdokumentasi secara formal pada masa tersebut.
Kesimpulan Sidang: Ada Dokumen, Tetapi Cara Menjawab Keliru
Dari keseluruhan rangkaian, muncul beberapa catatan penting:
- Respons PPID UGM dianggap tidak memenuhi standar administratif surat resmi badan publik.
- Istilah “tidak dalam penguasaan” digunakan tidak tepat, karena UGM ternyata masih menyimpan scan dan data lain.
- Sistem dokumentasi era 1980-an memang tidak lengkap, namun sebagian besar dokumen inti akademik ternyata tetap ada.
- Semua dokumen yang diakui ada akan diminta hadir di persidangan tertutup berikutnya.
Kasus ini menjadi pengingat bahwa transparansi dan akurasi informasi publik adalah kewajiban badan publik, terlebih bagi universitas terkemuka yang menjadi rujukan nasional.
(as)
#UGM #PPID #InformasiPublik #IzinInformasi #DokumenAkademik #SengketaInformasi #Transparansi
